En este artículo vamos a tratar la función "Combinar correspondencia" del menú Herramientas, opción Cartas y correspondencia.
Uno de los sistemas de marketing directo más eficiente rápido y barato
es el llamado "mailing", que consiste en enviar información
publicitaria por correo a potenciales clientes o consumidores cuyos
datos se han obtenido de alguna base de datos de clientes.
Combinar correspondencia no tiene que ser necesariamente una variedad de
marketing directo, pero igual que el "mailing" utiliza una
base de datos (origen de datos) para generar de manera eficiente, rápida
y barata numerosas cartas. La generación automática de cartas
puede realizarse con distintas aplicaciones como precesadores de texto,
bases de datos, hojas de cálculo o aplicaciones diseñadas
específicamente para este fin. Términos como "cartas personalizadas",
"mailmerge", "fusión de documentos", "mailing" "combinación
de cartas", etc., son utilizados para referirse a este proceso...
¿En qué consiste Combinar correspondencia?
Un documento normal de Word (una carta) se convierte en una especie de
plantilla o modelo que se enlaza internamente con un origen de
datos de donde se obtienen los datos que se van a incorporar a la carta.
El resultado es otro documento que contiene los datos
del origen de datos diseñados según las definiciones de la plantilla.
Así que, en el proceso observamos tres elementos:
1. El documento de Word que actúa como plantilla. Se le llama documento PRINCIPAL. 2. Los datos que
se van a utilizar en la plantilla. Se le llama ORIGEN DE DATOS. 3. El nuevo documento que se obtiene
cuando se realiza la combinación. Se llama resultado o COMBINACION. La imagen siguiente representa un esquema
del proceso...
EL DOCUMENTO PRINCIPAL
El documento Principal define la apariencia que tendrá el documento
combinado. Tenemos elementos fijos, que aparecen literalmente en
todas las cartas, como por ejemplo "En breve le enviaremos a" (ver la
imagen siguiente). Estos elementos se insertan normálmente como
en cualquier documento de Word. Pueden ser texto, tablas, gráficos, etc.
Los elementos variables («NOMBRE»...) son los
datos que cambian en cada carta del documento combinado. En la imagen
siguiente en rojo...
No se pueden escribir literalmente. Hay que insertarlos desde una lista
de campos de combinación (imagen siguiente). Esta lista no será
accesible hasta que Word haya enlazado correctamente el documento
principal con un origen de datos válido.
Lo primero que hay que hacer para que un documento normal se convierta
en principal es enlazarlo a un origen de datos. Para enlazar utilizamos
la barra de herramientas "combinar correspondencia": Ver > Barra de
herramientas > Combinar correspondencia.
Antes de enlazar, la barra "Combinar corresponcia" presenta todos sus
botones desactivados (ver imagen superior) menos los dos primeros.
El primero permite definir varios tipos de documento principal (cartas,
sobres, etiquetas...) que no van a ser tratados en este artículo,
aunque su definición es prácticamente idéntica al tipo de documento
principal cartas. El segundo define directamente el tipo de documento
principal cartas y crea un enlace a un origen de datos válido (ver
imagen superior).
Una vez realizado el enlace al origen de datos podemos insertar los
elementos fijos de la manera habitual y los elementos variables de
la lista de campos de combinación. Para que aparezca esta lista pulsamos
el botón correspondiente en la barra de herramientas, como
indica la imagen siguiente...
El documento principal debe guardarse en alguna memoria externa (disco duro) para usos posteriores.
EL ORIGEN DE DATOS
Podemos elegir diversos orígenes de datos: Puede ser otro documento de
Word con datos estructurados, por ejemplo una tabla. Una hoja de
Excel de un libro .xls; en este caso la hoja debe tener una lista en
columnas (ver imagen siguiente) sin celdas sueltas ocupadas fuera
de la lista, puesto que Word combinará con esas filas y producirá datos
erróneos. Una tabla de Access, un fichero estrucutrado de texto,
una lista de direcciones de Office, orígenes OBDC, páginas web, libreta
de direcciones de correo de Outlook, una consulta, aplicaiones
como Work, Paradox, Lotus, DBase...
En cualquier caso el origen de datos debe ser conocido y coherente con el documento principal...
EL DOCUMENTO COMBINADO
La combinación es sumamente sencilla. Simplemente pulsamos el botón
correspondiente en la barra de herramientas (ver imagen inferior).
Podemos combinar en un documento nuevo o directamente al imprimir. Si
combinamos en un documento nuevo, este sólo sirve para ser impreso,
puesto que cualquier edición supone cambiar todas las cartas generadas.
Una vez que hemos imprimido el documento combinado se elimina...
La combinación será un documento en el que existen tantas páginas como registros o filas tiene el origen de datos...
RESUMEN PASO A PASO:
1. ENTRAR EN WORD: del modo habitual.
2. BARRA COMBINAR CORRESPONDENCIA: Ver > Barras de herramientas > Combinar correspondencia.
3. ABRIR ORIGEN DE DATOS: pulsamos el botón correspondiente y elegimos el origen, Word, Excel...
4. ELEMENTOS FIJOS: escribimos la carta de la forma habitual con tipos de letra, párrafos...
5. ELEMENTOS VARIABLES: cuando queramos insertar un campo pulsamos el botón correspondiente...
6. COMPLETAR LA CARTA: repetimos los pasos 4 y 5 hasta completar la carta...
7. GUARDAR: guardar el principal para uso posterior...
8. COMBINAR: combinar e imprimir...
9. RECTIFICAR: si el resultado no es el correcto descartamos el combinado y rectificamos el principal...
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